6 bước cơ bản xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch hoàn hảo trước mỗi sự kiện được xem là điều quan trọng nhất, giúp sự kiện diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ hơn. Hãy cùng tham khảo những bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện dễ dàng, hiệu quả dưới đây.

1. Xác định mục tiêu sự kiện

Xác định mục tiêu sự kiện là vấn đề đầu tiên mà mỗi người khi tổ chức sự kiện cần quan tâm. Một sự kiện được coi là thành công là khi họ có mục đích rõ ràng, cụ thể.

Mục tiêu ấy thường hướng đến khách mời cũng như ban tổ chức sự kiện.

2. Xác định đối tượng

Sau khi đã xác định được mục tiêu thì việc xác định đối tượng mà sự kiện hướng đến là điều hoàn toàn dễ dàng.

Người tổ chức chỉ cần dựa trên mục tiêu của sự kiện, sau đó vạch ra những tiêu chí đặc thù của đối tượng khách mời, như:

  • Độ tuổi chung.
  • Trình độ.
  • Ngành nghề.
  • Giới tính…

Tiếp nhận các đặc thù trên, người tổ chức sự kiện có thể tiến hành phân loại tệp khách hàng và đặt tên từng tệp data riêng.

3. Thông điệp mà sự kiện gửi gắm đến khách mời

Việc làm này giống như tìm lại linh hồn cho một event. Đây chính là điểm nhấn của sự kiện, khiến người tham dự có được ấn tượng sâu và kí ức riêng biệt.

Thông điệp này có thể được thể hiện qua:

  • Slogan, banner,…
  • Đoạn văn.
  • Câu nói, câu trích dẫn.

4. Địa điểm, thời gian  tổ chức sự kiện

Người tổ chức nên lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện có:

  • Quy mô vừa đủ với số lượng khách mời đã dự kiến.
  • Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về: trang thiết bị, phương tiện đi lại, dịch vụ chung khác,…
  • Thuận tiện cho khách hàng di chuyển.

5. Kịch bản chương trình của sự kiện

Người tổ chức cần lên một kế hoạch đầy đủ và chi tiết những phần cần thiết của một sự kiện.

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp https://tochucsukiendailam.com/cong-ty-to-chuc-su-kien-tron-goi.html sẽ đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, mục đích sự kiện mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Dịch vụ đó sẽ đầy đủ, bao gồm:

  • Các hoạt động giải trí.
  • Giới thiệu khách mời.
  • Các hạng mục nhỏ.

Kịch bản chương trình của sự kiện cần bao gồm dự tính rủi ro và đề xuất phương án phòng tránh, khắc phục hay ứng phó với rủi ro đó.

6. Hoạch định ngân sách để xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi hoạch định ngân sách, người tổ chức sẽ có thể ước lượng được quy mô của sự kiện và lên kế hoạch phù hợp. 

Lưu ý, chi tiêu thuê những trang thiết bị hay MC, PG…cũng cần cân nhắc lựa chọn để tránh việc thiếu hụt ngân sách.

Trên đây là các bước để xây dựng kế hoạch một sự kiện thành công, diễn ra suôn sẻ. Bạn đọc có thể áp dụng để xây dựng kế hoạch hoàn hảo hoặc tìm được những công ty dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình.

Xem thêm: https://www.facebook.com/tochucsukiendailam/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *